Theo thống kê, chi phí vận tải hiện chiếm khoảng 40% đến 60% chi phí kho vận. Trong khi đó, chi phí kho vận cũng chiếm tỷ trọng cao gây ảnh hưởng đến chi phí vận hành, làm tăng giá thành sản phẩm. Do đó, bài toán tiết kiệm chi phí vận chuyển hàng hóa trở thành vấn đề cấp thiết của nhiều đơn vị sản xuất kinh doanh muốn nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm, doanh nghiệp mình. Ở bài viết này, vận tải Dũng Cường sẽ trình bày những lý do khiến cước phí vận chuyển hàng hóa đường bộ cao và đề xuất một số giải pháp giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí vận chuyển trong tình hình hiện nay.
Nguyên nhân khiến chi phí vận chuyển hàng hóa đường bộ cao
Có nhiều nguyên nhân tác động khiến cước phí vận chuyển hàng hoá đường bộ tại Việt Nam cao hơn so với hình thức vận chuyển bằng đường biển và đường sắt. Trong đó bao gồm một số nguyên nhân chính sau:
Nguyên nhân khách quan
Nguyên nhân đầu tiên tác động khiến giá cước vận tải tăng phải kể đến đó là chi phí xăng dầu. Theo Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam, xăng dầu hiện chiếm khoảng 30 – 35% cơ cấu chi phí vận tải. Bên cạnh đó, các khoản phụ phí như phí đường bộ, phí BOT, phí tiêu cực…chiếm khoảng 20 – 35% cơ cấu chi phí vận tải cũng là nguyên nhân chính đẩy cước phí vận chuyển hàng hóa đường bộ tăng cao.
Ngoài ra, thực trạng cơ sở hạ tầng và phương tiện vận tải cũng làm tăng chi phí vận hành của các doanh nghiệp kinh doanh vận tải. Cơ sở hạ tầng giao thông yếu kém gây tắc nghẽn ảnh hưởng đến hiệu quả lưu thông, gây hao phí nhiên liệu, xe xuống cấp nhanh. Chi phí khấu hao nhiên liệu và phương tiện cao tạo gánh nặng cho doanh nghiệp, góp phần làm tăng giá cước vận tải.
Nguyên nhân chủ quan
Ngoài các nguyên nhân khách quan tác động mạnh đến cước phí vận chuyển hàng hoá, những nguyên nhân chủ quan từ chính doanh nghiệp cũng khiến cho chi phí vận tải tăng đáng kể.
Các doanh nghiệp xây dựng đội ngũ kho vận, trong đó có đội xe vận chuyển hàng hóa thường thiếu sự chuyên nghiệp và chưa thể kiểm soát được chi phí. Việc kiểm soát chi phí đầu ra còn gặp nhiều khó khăn đến từ nguyên nhân khách quan lần quy trình, năng lực quản lý. Điều đó tạo lỗ hổng cho một số nhân viên móc nối, lạm dụng để kiếm lợi cá nhân, gây thất thoát cho doanh nghiệp.
Với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê ngoài, việc thiếu kinh nghiệm lựa chọn đối tác vận tải cũng gây ảnh hưởng đến chi phí vận tải. Hầu hết các doanh nghiệp thuê ngoài đều buông lỏng quản lý, thường do một người hoặc một nhóm phụ trách đàm phán với đơn vị vận chuyển. Quá trình lựa chọn đối tác có thể có tiêu cực, hoặc người phụ trách đàm phán thiếu kinh nghiệm, chuyên môn không thể tận dụng hết lợi thế để có được giá tối ưu với dịch vụ tương ứng. Một số cá nhân đánh giá chủ quan dẫn đến việc lựa chọn đối tác vận chuyển không phù hợp với nhu cầu hoặc cước phí cao so với chất lượng dịch vụ mà đơn vị vận tải có thể cung cấp.
5 giải pháp tiết kiệm chi phí vận chuyển hàng hóa
Với những nguyên nhân khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát, doanh nghiệp không thể tự khắc phục mà phụ thuộc vào sự phát triển đồng bộ của hệ thống ngành kho vận quốc gia. Do đó trước mắt, để tiết kiệm chi phí vận chuyển hàng hóa thì doanh nghiệp cần tập trung các giải pháp nhằm giảm chi phí dựa trên các nguyên nhân chủ quan. Dưới đây là 5 giải pháp mà doanh nghiệp nên cân nhắc và áp dụng.
Sử dụng phương thức vận chuyển phù hợp
Mỗi doanh nghiệp, mỗi loại hàng hóa thường có yêu cầu khác nhau về việc vận chuyển. Do đó, lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp không chỉ đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, kịp thời mà còn tối ưu chi phí. Doanh nghiệp cần căn cứ vào nhu cầu thực tế về thời gian, khối lượng hàng hóa, yêu cầu đối với việc vận chuyển để lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp nhất.
Nếu lượng hàng hóa lớn và không yêu cầu cao về thời gian, doanh nghiệp có thể cân nhắc đến phương án vận chuyển bằng đường biển và đường sắt để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nếu có nhiều yêu cầu phát sinh và cần sự linh hoạt về thời gian, khối lượng cũng như địa điểm giao nhận hàng thì vận chuyển bằng đường bộ là hình thức vận chuyển phù hợp nhất.
Nếu vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, doanh nghiệp có 2 lựa chọn là xây dựng đội ngũ giao nhận riêng và sử dụng dịch vụ thuê ngoài. Việc xây dựng đội ngũ giao nhận riêng đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư lớn về tài chính, nhân lực và năng lực, quy trình quản lý để kiểm soát chi phí và quá trình vận hành. Đặc biệt là kinh nghiệm xử lý các vấn đề, sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển. Thực tế là rất ít doanh nghiệp làm được điều này, do đó sử dụng dịch vụ vận tải thuê ngoài là phương án mà hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay lựa chọn.
Lựa chọn đối tác vận chuyển hàng phù hợp
Trong tình hình hiện tại, sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp được đánh giá là phương án tiết kiệm chi phí vận chuyển hàng hóa cho doanh nghiệp nhất. Đó cũng là xu hướng tất yếu nằm trong chuỗi cung ứng hướng đến sự chuyên môn hóa nhằm cắt giảm chi phí dư thừa. Tuy nhiên, để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp với nhu cầu và tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần có quy trình và bộ phận thuê ngoài chuyên nghiệp.
Với các doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển hàng hóa lớn và lâu dài, nên cân nhắc thực hiện việc đấu thầu công khai để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ có quy mô, chất lượng phù hợp yêu cầu mà chi phí tối ưu nhất.
Lập kế hoạch vận chuyển
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần thiết lập kế hoạch vận chuyển dựa trên kế hoạch sản xuất, kinh doanh của đơn vị mình. Điều này không chỉ giúp nhà cung cấp vận tải chủ động hơn mà còn giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các chuyến hàng, tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh ngoài ý muốn. Ngoài ta, một doanh nghiệp có kế hoạch vận chuyển càng tỉ mỉ càng có lợi thế khi đàm phán cước phí với nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển. Mà các doanh nghiệp vận tải cũng thường có giá ưu đãi và chính sách ổn định giá cho khách hàng có kế hoạch hợp tác thường xuyên, lâu dài.
Tạo quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác vận chuyển
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển thường xuyên và lâu dài, hãy cân nhắc đến việc ký hợp đồng dài hạn hoặc thường niên với đối tác vận chuyển. Thông thường, các hãng vận chuyển sẽ có tỷ lệ chiết khấu hoặc chính sách giá ưu đãi đối với cho khách hàng thường xuyên. Ngoài ra, hợp tác dài hạn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch vận chuyển, tiết kiệm chi phí và thời gian tìm kiếm, thay đổi đối tác vận chuyển. Doanh nghiệp chỉ nên cân nhắc đến việc thay đổi nhà cung cấp vận chuyển khi nhà cung cấp hiện tại không đạt yêu cầu hoặc cước phí cao không tương xứng với chất lượng dịch vụ họ cung cấp.
Kiểm soát chi phí và quá trình vận chuyển hàng hóa
Cước phí vận chuyển được xây dựng dựa trên nhiều yếu tố từ chi phí nhiên liệu, chi phí cầu đường, chi phí tiêu cực, chi phí kho bãi, hao mòn phương tiện và các dịch vụ bổ trợ thêm. Do đó, để tiết kiệm chi phí vận chuyển hàng hóa, doanh nghiệp cần kiểm soát được chi phí và quy trình vận chuyển. Dù sử dụng dịch vụ thuê ngoài thì vẫn có những trường hợp phát sinh ngoài kế hoạch, một số phát sinh có thể ảnh hưởng đến phí vận chuyển như thời gian lưu kho, dịch vụ bổ trợ, giao hàng gấp…Do đó, doanh nghiệp cần có bộ phận, nhân sự chuyên nghiệp có khả năng kiểm soát tất cả các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình vận chuyển để đưa ra giải pháp kịp thời, hạn chế các chi phí không đáng có.
Ví dụ, doanh nghiệp thuê đơn vị vận chuyển hàng từ Hải Phòng đi TP.HCM, theo kế hoạch sẽ mất 48 giờ và giao hàng vào giờ hành chính tại kho khách hàng. Nhưng do xe gặp sự cố khách quan trên đường dẫn tới giao hàng chậm trễ. Khi đến Hà Nội đã ngoài giờ hành chính và không thể tiến hành giao hàng vào ngày đó mà phải lưu kho chờ điều chỉnh thời gian giao hàng. Như vậy sẽ phát sinh chi phí lưu kho và hao phí thời gian chờ của đơn vị vận chuyển. Trong trường hợp này, doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp dịch vụ vận tải cần có sự thỏa thuận về chi phí phát sinh. Nếu đơn vị vận tải không hỗ trợ thì doanh nghiệp vẫn phải “gánh” thêm một phần chi phí này. Nếu không được kiểm soát chặt chẽ và sự cố tương tự xảy ra nhiều thì khoản chi phí này không hề nhỏ và sẽ ảnh hưởng đến chi phí vận tải của doanh nghiệp.
Để kiểm soát tốt vấn đề này, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, có các dịch vụ bổ trợ miễn phí và có cam kết chịu trách nhiệm hoặc bồi thường cho những vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển. Nên ưu tiên những công ty vận tải có quy trình vận chuyển chuyên nghiệp và hệ thống giám sát để thuận tiện trong việc kiểm soát chi phí, quá trình vận chuyển.